Académie IPHEFInstitut Panafricain des Hautes Études et Formations
Du devis à l'encaissement, sans perte de marge ni facture impayée
Ce parcours traite le métier qui commence là où le marketing s'arrête : une fois le client gagné, il faut tenir le cycle jusqu'à l'argent encaissé. Il s'adresse au responsable commercial, à l'assistant ou au gestionnaire de l'administration des ventes, au responsable de la facturation et du recouvrement, au comptable qui suit les comptes clients, et au dirigeant de PME qui tient lui-même ses ventes. Vous y apprenez à construire un fichier clients et un fichier articles qui tiennent, à rédiger un devis qui engage ce qu'il doit engager, à transformer une commande en livraison puis en facture sans rupture de piste, à défendre un prix et une marge contre l'empilement des remises, à accorder et surveiller un crédit client, à recouvrer sans abîmer la relation, à articuler les ventes avec le stock, et à piloter l'activité sur quelques indicateurs justes plutôt que sur un chiffre d'affaires seul. Les taux de taxe, les mentions obligatoires et les délais applicables se lisent dans les textes en vigueur et dans vos contrats : le parcours vous apprend le mécanisme et où chercher la valeur, jamais à la retenir de mémoire. Dix modules, trente leçons.
Ce module vous donne la carte du cycle commercial : devis, commande, livraison, facture, encaissement, chaque pièce portant la référence de la précédente. Vous en sortez capable de reconstituer la piste d'une vente, de nommer les points de friction entre commercial, administration des ventes, magasin et comptabilité, et de voir ce que chaque rupture de piste coûte en marge et en trésorerie.
Ce module vous apprend à tenir les deux fichiers dont dépendent toutes vos factures : une seule fiche par client, correctement identifié, avec des coordonnées de facturation distinctes des coordonnées de livraison, et des articles codifiés avec leur unité de vente et leur prix de référence. Vous en sortez avec une règle applicable dès lundi : une donnée, un propriétaire, une procédure de modification tracée.
Ce module vous apprend à rédiger une offre que le client ne pourra pas interpréter autrement que vous, à borner sa validité, à obtenir une acceptation prouvable et à faire réellement valoir vos conditions générales de vente. Vous en sortez avec un modèle de devis complet, des réflexes de preuve et une méthode face aux conditions d'achat imposées par un client.
Ce module vous apprend à tenir la chaîne qui va de l'engagement du client à la marchandise remise et prouvée : enregistrement et confirmation de la commande, acompte, livraison partielle et reliquat, bon de livraison signé, réception et réserves. Vous en sortez capable d'instruire un litige de non-conformité, de manquant, d'avarie ou de retard en vous appuyant sur des pièces, parce que ces litiges sont presque toujours des litiges de preuve.
Ce module vous apprend à traiter la facture pour ce qu'elle est : une pièce qui récapitule et référence tout ce qui la précède, s'émet dans une suite continue et ne se corrige jamais en la réécrivant. Vous en sortez capable de rendre vos factures rapprochables, de maîtriser vos avoirs et vos factures rectificatives, et d'archiver chaque vente avec la liasse qui la prouve.
Ce module vous apprend à calculer et à défendre votre marge : distinguer sans hésiter taux de marge et taux de marque, mesurer l'effet de levier d'une remise sur le résultat, construire une structure tarifaire par catégorie de client et encadrer l'empilement des réductions. Vous en sortez avec un net de net plancher par article, une délégation de remise écrite et le réflexe de ne jamais accorder une réduction qui ne soit tracée.
Ce module vous apprend à décider, et non à subir, le crédit que vous accordez à vos clients : mesurer un encours réel, fixer et réviser un en-cours autorisé, apprécier le risque avant d'accorder un délai et choisir une garantie en connaissant ses limites. Vous en sortez avec une règle de blocage écrite, les instruments de surveillance de votre encours et la manière d'annoncer un blocage sans perdre le client.
Ce module vous permet d'organiser le recouvrement de vos créances clients comme une procédure traçable : lire une balance âgée pour décider où agir, monter une échelle de relances dont chaque pièce référence la précédente, distinguer le client qui ne peut pas payer de celui qui ne veut pas, négocier un échelonnement qui tient, et décider du passage au contentieux en connaissance de son coût réel. Vous en sortez avec des réflexes de preuve et une méthode qui reste valable quand les taux et les délais changent.
Ce module vous apprend à ne promettre au client que ce que le magasin peut tenir : annoncer une disponibilité juste, réserver le stock sur commande, traiter les reliquats et arbitrer les ruptures selon une règle écrite. Vous en sortez avec une discipline de pièces pour les retours et les avoirs, et le réflexe de ne jamais vendre sur un stock théorique.
Ce module vous apprend à ne plus juger votre activité commerciale sur le seul chiffre d'affaires et à construire un tableau de bord de quelques indicateurs justes : marge par client et par famille d'articles, concentration du portefeuille, carnet de commandes, encaissement et balance âgée, transformation des devis, retours et avoirs. Pour chaque indicateur, vous saurez ce qu'il mesure, comment il se calcule, ce qui le fausse et quelle décision il déclenche.
Un importateur de pièces détachées installé à Abidjan, qui livre des garages en province, reçoit une lettre d'un de ses clients. Le garagiste refuse de payer une facture. Il explique qu'il n'a jamais commandé l'une des références livrées, que le prix unitaire d'une autre n'est pas celui qui lui avait été annoncé, et qu'une troisième ligne correspond à des pièces retournées. L'assistante commerciale ouvre le dossier. Elle trouve la facture. Elle ne trouve pas de bon de commande signé, le devis est parti par messagerie depuis le téléphone du commercial sans copie conservée, le bon de livraison existe mais ne porte aucune signature, et le retour a été accepté verbalement par le magasinier. L'entreprise a peut-être raison sur le fond. Elle ne peut rien démontrer. La créance est perdue non parce que le client est de mauvaise foi, mais parce que la piste est rompue.
Vous commencez le jour qui vous arrange et vous avancez à votre rythme, depuis un téléphone, une tablette ou un ordinateur. La première leçon de ce parcours est offerte dans son intégralité : vous jugez la profondeur du contenu avant de payer. Chaque module coûte 10 000 FCFA, une seule fois, et l'accès est définitif. Lorsque tous les modules sont acquis et lus, vous passez l'évaluation finale — 20 questions, 70 % requis, tentatives illimitées — et votre certificat, portant un code vérifiable en ligne, est délivré immédiatement.