Académie IPHEFInstitut Panafricain des Hautes Études et Formations
Tenir un secrétariat de direction fiable, discret et organisé
Ce parcours s'adresse aux assistantes et assistants de direction, secrétaires, agents d'accueil et de secrétariat administratif d'Afrique francophone, en poste ou en préparation. Il décrit le métier tel qu'il se pratique : positionnement auprès de la direction, confidentialité, tenue de l'agenda et des priorités, accueil physique et téléphonique, rédaction professionnelle, organisation des réunions et compte rendu, classement et archivage papier comme numérique, outils collaboratifs, travail à distance et préparation des missions. À l'issue, vous disposez de règles écrites, de modèles et de listes de contrôle directement applicables à votre poste.
Situer le poste d'assistant(e) de direction dans l'organisation, tenir la confidentialité au quotidien et reprendre la main sur l'agenda, les priorités et les interruptions.
Accueillir et filtrer au téléphone comme en face à face, choisir le bon écrit professionnel et le rédiger dans la forme et le ton attendus, préparer les réunions et en rédiger le compte rendu.
Construire un plan de classement papier et numérique, encadrer l'usage des outils collaboratifs et du travail à distance, organiser les missions et coordonner les services.
Vous prenez vos fonctions au secrétariat d'une direction générale. Le premier jour, on vous confie un agenda saturé, un téléphone qui sonne sans arrêt et une pile de parapheurs. Personne ne vous a expliqué ce que l'on attend vraiment de vous. C'est la difficulté centrale du métier : son périmètre n'est presque jamais écrit en entier, et pourtant tout le monde a une idée précise de ce que vous devriez faire.
Vous commencez le jour qui vous arrange et vous avancez à votre rythme, depuis un téléphone, une tablette ou un ordinateur. La première leçon de ce parcours est offerte dans son intégralité : vous jugez la profondeur du contenu avant de payer. Chaque module coûte 10 000 FCFA, une seule fois, et l'accès est définitif. Lorsque tous les modules sont acquis et lus, vous passez l'évaluation finale — 16 questions, 70 % requis, tentatives illimitées — et votre certificat, portant un code vérifiable en ligne, est délivré immédiatement.